「会社に聞けばいいや」は黄信号！自分の身は自分で守ろう

あなたにまつわる情報の管理。会社だけに任せてしまっていませんか？
終身雇用が崩壊しつつある昨今。近年は働き方改革、副業OK、フリーランスの拡大などで「いつ」「どこで」働いてきたか、自分にまつわる記録が分散してきています。

会社倒産、未払い残業代請求、会社の社会保険料未加入…このようなときには会社に聞いても返答が来ない可能性「大」です。 現実には起こってほしくはありませんが、もしものときに泣き寝入りしないよう、問題が発生していない「今」から備えておく必要があります。

［オフィシャル編］　所得証明としての利用が多い

項目	主な使用目的	期間と根拠
勤怠表	勤務日数・時間確認	5年（請求権時効）＊
給与明細	所得証明、給与額確認	5年（請求権時効）＊
源泉徴収票	確定申告、転職、所得証明	5年（確定申告修正）
保険・年金記録	受給条件確認	ずっと
雇用契約書	雇用条件確認	3年（労基法／企業水準）

＊2020年の改正民法

源泉徴収票はもともと確定申告のための書類ですが、所得を証明する書類として家を借りるとき・買うときに提出を求められることがあります。最近では「ふるさと納税」がいくらまで可能か試算するためにも使うこともありますね。

源泉徴収票のほかには、給与の計算間違いを指摘したり、未払い残業代等を請求したりする際に勤怠表など計算の根拠となるものを保管しておくと安心です。

「消えた年金記録問題」記憶している方が多いと思います。ご自身で保険料の支払証明ができた方はすぐに記録が復活できましたね。このように記録の保管、データの保存は自分を確実に守ってくれます。

［プライベート編］　医療費領収書は通常再発行されない

項目	主な使用目的	種類	期間と根拠
医療費領収書	医療費控除	原本	5年間（修正申告）
高額商品領収書	損保請求時の購入額証明	原本	保険加入期間
履歴書	転職、面接対策	コピー	任意
職務経歴書	転職、面接対策	コピー	任意
役所提出書類、入学願書等	試験対策、問合せ用	コピー	任意

ご家族の分も含めると意外と高額になりがちな医療費。医療費の領収書は通常再発行されません。 確定申告時期に慌てて探すのではなく、普段から一か所にまとめて保管しておきたいですね。
忘れがちなのが高額商品のレシート。携行品損害などでは申請時に領収書・保証書・取扱説明書の原本を添付することが求められます。 親切なところだと火災保険加入時に金額を入力することもあるらしいですね。

履歴書・職務経歴書はきちんとしたフォーマットを作って保存しておくと、あとで参照しながら有効活用できて便利。 入学・卒業時期が早見表からずれる方や、職歴がたくさんある方には特におすすめ。何年何月って、意外と忘れるものです…

入学願書をコピーしておけば、面接の前に何を書いたか思い出すのにも役立ってくれますし、先方から記載内容について問合せがあった際も慌てずに済みます。 履歴書も入園申込書も、コピーがあればすぐに何枚だって書けるんです…

自宅の場合は紙で保管、もしくはPCのハードディスクに保存するのが一般的です。いくつか方法をご紹介いたします。

いかがでしたでしょうか？
既にご存知の方には「フフフン、当然だよね」な内容だったかと思います。逆に、「知らなかった！家の書類全然整理してない！」という方には少しでも意識していただけると嬉しいです。
今回は概要から入りましたので細かい手順などはまた別の記事にて紹介したいと思います。