従来、情報資産の長期保存には紙媒体が使用されることが多かったため、書類保管に関わるルール・規制が整備されてきました。 IT技術の進展により文書や書類のデジタル化が進み、紙媒体だけでなく、デジタルデータによっても保存されるようになりました。

データの長期保存はもともと文書や書類のデジタル化が大きな要因であり、それゆえに主な保存理由はコンプライアンスでした。 そのため、データ保存は多くの場合、蓄積されつつも利用するつもりもない金食い虫であり、HDD、磁気テープなどデータを保存している記録メディアの寿命管理がなされていないため、いざというときに読み出せる裏付けも希薄と考えられていたのが実情だったのではないでしょうか。

しかし今、データの長期保存理由として、コンプライアンスだけでなく訴訟対応、説明責任、リスク管理などの重要性が高まっています。 その要因のひとつに、2015年10月に発生した「杭打ち問題」が挙げられます。この問題により、いつ重大な不正や訴訟問題に巻き込まれるか分からないという危機意識が各企業で高まりました。 結果、様々な企業・業界でリスク管理や自己防衛の観点からデータの長期保存が事業課題と考えられるようになりました。
また時期を合わせるかのようにビッグデータ、AIなどと呼ばれる大容量データ処理の要求が事業競争力を高める手法として発達し、金食い虫であった保存データも仮説検証の裏付けなどに極めて有益な「宝の山」であるとの認識が広がってきたことももう一つの要因と考えられています。

昨今、爆発的に増えているデジタルデータの保存について、企業などではどのように考えられているのでしょうか。
主な長期保存データには以下のようなデータがあります（図１）。

データごとに具体的な事例で現状を理解しましょう。

データ長期保存はBCPのような経営課題ではなく、業務の一部としてとらえている企業が多いというのも一つの特長です。 本社や情報システム本部ではデータ長期保存の課題対策や予算には関与せずに、事業部・支店・研究所などそれぞれの部門で自身の業務継続策として検討されます。 コンプライアンスをデータ保存の理由とするのは本社（情報システム部門）ですが、一方事業部・支店・研究所など現場のデータ保存理由は自身を護るための“証拠性保全”や“品質不良対策”、“事業競争力を高めるための再利用”となります。 工事データや医療データなどではこのようなデータ保存の2面性（重複保存）が顕著になりつつあります。

法定保存文書は別として、杭うち問題や研究論文不正など世間をにぎわした課題では監督官庁がルールを設定する場合もありますが、多くの場合、データ保存期間は社内ルールと位置付けられています。 ここで重要なのは同業他社の動向です。工事データではスーパーゼネコンがどうしているか、自動部品製造業では欧州ではどうしているか、というようなことです。

さて、前編ではデジタルデータの長期保存が求められる背景についてお話しました。 しかし、ただ保存すればいいわけではありません。後編では、保存期間が長期化しているからこそ、配慮すべき問題についてお話したいと思います。 冒頭に登場した「保全」が重要なキーワードです。