紙文書での文書保管・保存運用の優れた点をファイルサーバーに応用します。ひとつは、「事務所外エリアへの移し替え」です。もうひとつは、保存・廃棄の判断を文書単位ではなく「バインダー単位」に行うことです。

（１）事務所外エリアへの移し替え
紙文書での「事務所エリア」はファイルサーバー内の「記録エリア」に相当します。紙文書での「事務所外保存エリア」をファイルサーバーでも用意します。毎年または毎期、登録から一定年数を経過したファイルに対して、保存・削除の判断をし、ファイルサーバーの外の保存手段に移し変えます。これにより、ファイルサーバー内には比較的最近のものだけが残るようになります。

（２）バインダー単位での保存・廃棄判断
紙文書では、文書単位に保存・廃棄判断しているのではなく、バインダー単位に判断しています。これと同じように、ファイルサーバーでも、保存の対象となる電子文書は「フォルダー」にまとめ、保存・廃棄の判断は、「フォルダー単位」に行うこととします。

ファイルサーバー内のデーターをファイルサーバーよりコストの低い手段で保存することを、本編では「アーカイブする」と呼びます。アーカイブした後は、ファイルサーバーから元ファイルは削除します。

アーカイブする方法には大きく分けて、「オンラインアーカイブ」と「オフラインアーカイブ」があります。コスト優先で考えると「オフラインアーカイブ」が有利になります。一方、アクセス速度を優先すると「オンラインアーカイブ」が有利なります。

ただし、アーカイブは、使用頻度が十分少なくなっている時点で行うのが効果的です。オンラインアーカイブで、アーカイブする先の保存庫を「オンラインアーカイバー」と呼ぶこととします。また、オフラインアーカイブでは、媒体（HDDを含む）にデーターを書き出して、それを事務所外の専用施設で保存します（電子文書のオフラインアーカイブについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください）。

図１　オンラインアーカイブとオフラインアーカイブ　

ファイルサーバーでは、１．で説明しましたように、保存・削除の判断をフォルダー単位で行うようにします。紙文書の場合には、バインダーの背表紙に登録年や保存期限など記載し、保存・廃棄対象のバインダーを見つけやすくしてあります。これを応用して、ファイルサーバーの場合もアーカイブ対象のフォルダーを見つけやすくするため、フォルダー名称に登録年もしくは登録期を付加しておきます。アーカイブ対象のフォルダーをこれ以降は「アーカイブフォルダー」と呼ぶこととします。

アーカイブフォルダーの配置の仕方は、次の２つに大別できます。アーカイブフォルダーの登録年を見て、毎年または毎期、決まった時期に、アーカイブフォルダーごとファイルサーバー外にアーカイブします。

（１）「トップフォルダーの次の階層」を年もしくは期のフォルダーとする方式（図２フォルダー階層タイプ１）
この方式は、アーカイブフォルダーがツリートップに近い場所にありますので、アーカイブフォルダーの特定が簡単です。この方式は、比較的簡単な手続きや処理が毎年繰り返される場合に向いています。

（２）「個別の業務」の下に、アーカイブするフォルダーを年もしくは期ごとに配置する方式（図３フォルダー階層タイプ２）
この方式では、アーカイブフォルダーを特定するのに、フォルダー階層をたどる必要があります。ただし、業務手順書など常用のものと近い場所にアーカイブフォルダーを置けますので、普段の作業効率があがります。また、保存期限も個別に設定しやすくなります。

図２　フォルダー階層タイプ１　

図３　フォルダー階層タイプ２　

（１）紙文書での運用を参考にして、アーカイブ対象をフォルダー単位とし、アーカイブ対象フォルダーの名称に最初から登録年や登録期を入れておくと、アーカイブ対象フォルダーの抽出が容易になることを説明しました。
（２）紙文書での倉庫外保存に相当するファイルサーバーにおける外部保存の仕方として「オフラインアーカイブ」と「オンラインアーカイブ」を紹介しました（電子文書のオフラインアーカイブについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください）。
（３）フォルダー階層におけるアーカイブフォルダーの配置の仕方による特徴を説明しました。

このような管理を行っていけば、現在、10年分のアーカイブ対象をファイルサーバーに保有している場合、ファイルサーバーでの保管は登録から3年までというポリシーを設けていると、７/10のアーカイブ対象ファイルの約70%をアーカイブしてファイルサーバーをスリム化する効果が生まれます。

次回の 後編 では、ファイルサーバーの肥大化に文書情報管理視点からアプローチします。