【寄稿】あなたも文書情報マネージャー認定セミナーを受講してみませんか ~DX,テレワークにも文書情報管理は活かせます~

【執筆】溝上卓也(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会/文書情報マネージャー認定委員会 副委員長)
セミナー
ビジネス

ビジネス、業務遂行を取り巻く環境が激変しており、DX(デジタルトランスフォーメーション)、テレワークの推進、働き方改革が、新型コロナウィルス(COVID-19)対策により待ったなしになっております。企業理念、経営方針を踏まえて、文書情報を有効に活かすことで、競争力アップ、組織体質強化、事業継続の確実化を推進する必要があります。

文書情報マネージャーは、実際に文書情報(紙文書、電子文書)を取り扱っている部門に属し、文書管理、情報管理について最適な方法を立案し、改善・改革に取り組むことができる人材を指しています。公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)では、このような人材の育成のため、2013年から文書情報マネージャー認定資格取得セミナーを開催しています。

この認定セミナーはWEBオンラインで2日間のプログラムを実施しており、実践的であることを指向しています。聴講ということではなく、ワークショップなどを通じて 参加型になっております。ワークショップでは数名の班に分かれ討議・発表頂き、そのうえで経験深い講師陣からアドバイス、講評などさせて頂きます。

認定者数は800名を超え、認定者間の和を造り上げていくべく、研究会も始めております。研究会についても2020年11月からは、WEBオンラインでの開催に切り替えます。研究会では、テーマ別にスピーカーを招待し講演頂いた後、参加間で、活発なディスカッションを行い意見交換・情報交換をしております。

直近の文書情報マネージャー認定セミナーは、2020年12月8日、9日(受付締め切り11月17日)です。参加をお待ちしております。 


1.文書情報マネージャーとは

 実際に文書情報を取り扱っている部門に属し、文書情報の最適なマネジメントを立案し、改善・改革に取りむことができる方、また、そのサポートができる人材です。文書情報管理の専門部署だけではなく、全社各部門の業務責任者である部課長の皆様には、是非、担って頂きたい役割です。

2.セミナー開催概要
(1)対象者

一般企業や官公庁・自治体・団体などで文書・情報を使って業務を推進しているユーザー等を対象とした認定資 格です。文書・情報を使って業務を推進する方、補佐する方、全社として、文書・情報の管理をサポートする総務・法務・IT部門の方、全社として文書・情報マネジメントを含めて推進する部門等の方も対象としています。特に、テレワーク、DX、クラウド(Teams,Sharepoint,Box等)業務革新の推進には、IT導入だけではなく、文書・情報のマネジメントの強化が効果的です。

(2)運営方法

ZOOMによるWEBオンラインセミナー
 ・ワークショップは、ZOOMブレイクアウトルームにて少人数討議、代表者発表、講評

(3)プログラム概要

① 1日目
・文書情報マネージャーの目指すところ(JIIMA溝上講師)
・経営戦略と文書情報マネジメント (牧野二郎弁護士 )
 *トピックス【テレワーク・個人情報保護対策・ハンコ廃止の動き】
・ワークショップ:テレワーク (JIIMA 溝上講師)
・文書情報マネジメントの基礎知識(JIIMA溝上講師)
・文書情報マネジメントの関連事項(JIIMA中山講師)
・文書情報管理のための関連技術(JIIMA溝上講師)

② 2日目
・文書情報管理のための関連技術 (JIIMA溝上講師)
・ワークショップ:分類(JIIMA内田講師)
・文書情報マネジメントの進め方 (JIIMA内田講師)
・文書情報マネジメント活用事例(JIIMA内田講師)
・理解度チェック

(4)講師紹介

牧野 二郎 弁護士
企業の情報管理、情報セキュリティの法的分野に関する専門家であり裁判実務を通して企業支援を行い、実務的見地からの提言を続けている。政府の各種委員会の委員を歴任し、大学で教鞭をとり、実務家要請にも力を注いできた。マイナンバー、個人情報保護関連の研究を進めており、関連書籍・講演も多い。

JIIMA 内田俊哉講師
JIIMA 文書情報マネージャー認定委員会 委員長
現在、NPO行政文書改善機構 専門アドバイザーなどに従事。富士ゼロックス在任中は社内の文書管理構築及び民間企業の外部ドキュメントコンサルとして約15年間活動していた。

JIIMA 溝上卓也講師
JIIMA 文書情報マネージャー認定委員会 副委員長
現在、ボウラインマネジメント等にて、業務改革、電子文書管理のコンサルサルタントとして活動している。日立製作所、日立ソリューションズにて、光ディスク装置の開発文書情報管理システム・JSOXの対応SEの経験の後、BPO業務の改革改善に取り組んだ。

JIIMA 中山弘毅講師
JIIMA 文書情報マネージャー認定委員会 事務局
現在、富士ゼロックスにて、文書情報管理コンサルを実施、ワークスタイル変革などを支援している。環境(EMS)、品質(QMS)、情報セキュリティ(ISMS)、個人情報(Pマーク)さらには財務の内部統制(J-SOX)等の支援までカバーする。

3.認定資格者に対しての情報交換の場づくり

最近の受講者の傾向は文書情報管理を生業としている営業の人もいますが、ユーザー企業の総務系の人というよりは文書情報を実際に管理しなければならない情報システムや製造開発の現場部門の人が多く受講されています(図1)。 これまでは、認定資格者全員を対象に、テーマ別に参加者を募集し研究会を開催しておりました。しかしながら、コロナを影響もあり、11月からはZOOMに切り替えての開催となります。研究会は、毎回活発な意見交換となりますので、ディスカッションの時間は多目にとっております。

文書情報マネージャーは、実際に文書管理業務に携わるユーザーを対象とした認定資格としてできました。

もちろん、文書情報管理を生業としている方もユーザーの課題を知る意味で受講される方も多くいます。企業の組織内で突然に働き方改革を実現するためにペーパーレスを推進するなどの話が上層部から急に出てきてその推進役にあなたが指名されたらどうしますかという話です。恐らくそのような経験のない方は、どこから手を付けたらよいかわからないというのが普通ではないでしょうか?

特に、新型コロナウィルスの対策のため、テレワークの推進、それに伴うデジタル化、クラウド化の必要性から会社として運用を決められないまま、インフラ導入だけは先行している例も多く、最近の受講者はそのような境遇にあっている人が多く参加してきています。

過去に文書情報管理の具体的な進め方や知識を学校や教育機関で教えてもらった人はほとんどいないと思われます。

だからこそ、JIIMAの文書情報マネージャー認定資格セミナーはそのような人の駆け込み寺となっています。受講生の文書情報の悩みを直に聞き、少しでも解決の糸口ができればと思いながらセミナー講師としても接しています。

文書情報管理の世界が紙文書と電子文書の扱い、管理する媒体の種類、システムからクラウドと幅広くなってきています。その中で講師陣との考え方の整合も取らねばならない部分もあり、講師同士のコミュニケーションも含めて重要になってくると考えています。

昨年度はデジタルファースト法案が成立された年でもあり、デジタル庁の発足も予定されています。いよいよ電子文書が原本の時代を迎える中で現実に運用している世界とこれからどのように切り替えていったらよいか、悩ましいことが色々と出てくるかと思います。

私たち委員会は現場、現物、現実の3現主義をモットーに、これからも文書情報マネージャーの仲間の輪を広げていきたいと思います。


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