会社はどのくらいのデータを抱えているんだろう?

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COVID-19の影響でリモートワークが加速し、DXがようやく進展しつつあります。そんな中、10月1日に、いよいよ電子帳簿保存法が改正され、電子取引データが従来よりも管理しやすくなりました。
また、COVID-19の影響で埋もれていますが、4月に民法と労働基準法が改正され、賃金債権の消滅時効が3年に延長されるなど、データを長期間残す必要性も高まってきています。

それでは、自分の組織にいったいどのくらいの情報量(データ)があるか、また、どんなデータが多いか、すぐに答えられる経営者はどのくらいいるでしょうか。データが資産だと言われるようになって久しいですが、おそらくあまり多くないのではないでしょうか。

今回は、自分の組織がどのくらいのデータを抱えているのかについて考えてみました。

1.書類の場合

紙の時代(といっても、まだまだ紙が多いですが)も、「うちの会社は段ボールで何箱(あるいは何枚)の書類がある」と即答できる経営者は多くはなかったでしょう。ただし、書類の場合は、自社のオフィススペースや机の数や従業員数くらいはわかりますから、経営者や管理部門の方であれば、だいたいの数は推測できます。

また、昔から使われているファイルメーター(fm*)という単位がありますが、オフィスを移転する際に書類保管スペースをどうするか検討した場合は、どのくらいのファイルメーターだったか覚えている人もいることでしょう。

*fm:A4用紙を1m積み上げたら1fm

そのため、書類については、自社の書類の量は段ボール100箱くらいかなと思っていたら実際には1000箱あった、というような一ケタ以上間違えるような大きな誤差がでることはあまりないでしょう。

2.データの場合

データの場合は、こうはいきません。 そもそも、自社が管理しているデータはどんなものなのかを把握していない人が多いのではないでしょうか。

よく経営者の方から聞くケースは、電子文書または紙文書(書類)のことだけを思い浮かべて、「うちはまだ電子化が進んでいないから、デジタルデータはほとんどない」というものです。 しかし、現在、映像や写真データが激増していますから、実は、映像などの方が管理しているデータ量としては多くなっていた、ということは十分考えられます。

(参考:写真や動画の”データ量”ってどのくらい?意外と知らない!知っておくと便利なデータ量のお話。

また、我々が管理するデータというと、わかりやすいのは社員が使っているパソコンやサーバだけを想像してしまいがちです。

しかし、各種の記録メディアに保管されている場合や、クラウドサービスを利用しているケース、また、WEBサイトの運用や監視カメラの運用を委託しているケース、さらにはIoTではエッジ側でデータ処理してリアルタイムデータとしては大量に抱えているケースなどもあります。

こうなってくると、それぞれの担当者に聞かないとよくわからないことが多いです。

データは人、モノ、カネに並ぶ4大経営資源と言われています。自社の売上やキャッシュフローほど、データの管理に気を配っている経営者や幹部の方はどのくらいいるでしょうか。

激増するデータにどう向き合うか

データの激増も、その実態をみえにくくしてしまっています。

2018年11月のIDCの発表では、2025年の全世界で1年間に生成されるデータ量は175ZB(ゼタバイト)に達すると予想されています。

Covid-19の影響により、直近の調査ではオンライン会議や映像配信の伸びが加速すると見込まれており、我々は大量のデータと付き合っていかなければなりません。

データ通信量の増大で、オンライン会議に支障がでるなど、すでに多くの影響が報告されています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が叫ばれていますが、まずは組織にどんなデータがあり、どうデータに向き合うべきなのか、そういったところから考えていくことをお勧めします。 データの価値に見合った管理が、今求められています。

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