「メール添付で送ってますけど、暗号化ZIPファイルはダメなんですか!?」ウェビナー参加リポート

取材
ビジネス

社外の方とのファイル共有というとどんな方法が思いつくでしょうか。 多くの企業ではメールにファイルを添付してパスワードを後から送信する方法だと思います。 しかし、この方法がこれまで当たり前とされてきましたが、テレワークが進む中で問題視される生産性や安全性の面から変わりつつあります。 今回は、2020年8月25日に開催されたスターティアレイズ株式会社主催のウェビナー「メール添付で送ってますけど、暗号化ZIPファイルはダメなんですか!?」の様子をご紹介します。

セミナー概要

オンラインストレージ「セキュアSAMBA(サンバ)」のベンダーであるスターティアレイズ株式会社の栗原氏、PPAP(Passwordつきzip暗号化ファイルを送ります/Passwordを送ります/Aん号化/Protocol)廃止の活動を行うPPAP総研の大泰司氏、法定保存文書を電子化するクラウドサービス「paperlogic 」を提供しているペーパーロジック株式会社の横山氏の3名が登壇したウェビナー「メール添付で送ってますけど、暗号化ZIPファイルはダメなんですか!?」が2020年8月25日に開催されました。

第一部・くたばれPPAP!「テレワーク編」

PPAPとは?

PPAPとは、PPAP総研の大泰司氏が名付けた造語で、以下の頭文字をとってPPAPと呼ぶそうです。

Passwordつきzip暗号化ファイルを送ります
Passwordを送ります
Aん号化
Protocol

社外の人と見積書や契約書や請求書などの機密情報が含まれたファイルを共有する際、zip化させたファイルにパスワードを付け、メールの1通目はzipファイルの共有、2通目に解凍のためのパスワードを送付する、というやり方が多く取られていると思います。

このやり方は手軽な反面、受信者はパスワードをコピーして入力して開く必要があり効率が悪く、さらに同じ経路でファイルとパスワードを送るのではファイルの秘匿性も無いやり方となってしまいます。

テレワークの環境下でzipファイルを受け取るリスクが高まっています。圧縮ファイルは暗号化されているとウイルス対策ソフトでウイルスが検知できずに、セキュリティ対策が弱い自宅環境ではPCへの感染リスクが高まります。この様な観点でもPPAPは受け取る方にも迷惑な行為になります。

PPAPに代わる方法

PPAPに代わる方法としては、オンラインストレージを利用したり、電子契約サービスを利用したり、ビジネスチャットを利用するという方法が挙げられます。 これらは情報の秘匿性に加え、ファイル共有の手軽さもプラスされた方法となります。

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第二部・「いまさら聞けない電子契約」
 ~そのセキュリティと法対応~

契約にハンコは必要ない

電子契約と聞くと、紙ではなくても契約は有効なのか?という疑問が生まれると思いますが、ペーパーロジック社の横山氏いわく、「口頭・書面など締結方法は問わず成立する」そうです。紙でなければいけない理由はなく、契約行為の法的真正性の担保のために企業は紙での契約締結を行っています。

paperlogic電子契約

ペーパーロジック社が提供しているクラウドサービス「paperlogic」は、電子稟議・電子契約・電子書庫などの電子認証基盤が整ったサービスです。
特に電子契約面においては、簡易署名やPKI電子証明書の取得も簡単に行えます。 前出のPPAPによる効率の良くないファイル共有を助けるサービスの1つです。

ペーパーロジック社 「paperlogic」
https://paperlogic.co.jp/

第三部・テレワーク環境のよくある課題をファイル共有ツール「セキュアSAMBA」で解決!

テレワークの課題

東京商工会議所が2020年6月17日に発表した「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」の結果によると、2020年4月時点でのテレワーク実施率が26%だったのに対し、同年6月には67.3%と約2か月で41.3%も実施率が上昇しました。

業種や職種によって働く環境は様々ですが、テレワークを実施している人の経験上、テレワークのために社内のデータを持ち出した経験がある人が48%にも上るそうです。

ファイル共有のために社内にいる人にファイルの転送を依頼したり、ファイルの編集・保存が自由に行えないなど生産性の低下につながってしまいます。

これらは社内のIT環境や情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が不十分なため起きることが多い課題です。

オンラインストレージ「セキュアSAMBA」でファイル共有を快適に

導入実績数2,000社を超すセキュアSAMBAは、社内ファイルサーバーとして利用したり、同じプロジェクトを行う他社と共有利用したり、社外の人にファイルを転送することが可能なクラウド型のオンラインストレージです。

継続率98%の高さから、一つのプロジェクトが終了しても継続して利用したり、ファイルのバックアップとして利用したり、一度使い始めると長く利用できるサービスであるということが伺えます。

オンラインストレージ「セキュアSAMBA」
https://securesamba.com/

まとめ

今回のセミナーでは、メールにzipファイルを添付してパスワードを別途送付する方法について問題提起され、多くの方が興味を引く内容にまとまっていたと思います。

アフターコロナでニューノーマルが叫ばれる今、まだ社内で紙による申請や承認や契約を行っている事業者はその共有方法も踏まえて見直してみる良いきっかけになったのではないでしょうか。

改善したいという場合は、登壇されていた事業者にご相談してみてはいかがでしょうか。

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ペーパーロジック社 「paperlogic」
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